Компенсация за использование личного автомобиля выше нормы

Компенсация за использование личного авто

​​​Если работник использует личный автомобиль для нужд организации, он имеет право на денежную компенсацию. Это право закреплено Трудовым кодексом РФ.

Выплата компенсирует затраты сотрудника на бензин, обслуживание и ремонт автомобиля. Следует знать, что для получения компенсации потребуется оформить соглашение с работодателем.

А также сохранять все чеки и квитанции, подтверждающие затраты на автомобиль.

Законодательные и нормативные акты

В Трудовом кодексе РФ отмечается, что работнику положена компенсация за использование личного транспортного средства для нужд работодателя. Об этом говорит статья 188. Такое использование может быть однократное, либо на постоянной основе. Компенсация выдается с целью покрытия затрат на пользование машиной. Это:

• покупка бензина;
• обслуживание и ремонт;
• амортизация.

Такие выплаты не относятся к заработной плате. У них иное назначение, не связанное с выполнением работником служебных обязанностей. Эти выплаты призваны компенсировать траты на транспорт, понесенные сотрудником в связи с выполнением трудовых обязанностей. Порядок, величина и сроки выплат закрепляются трудовым соглашением.

Бухгалтерам, которым предстоит вести расчеты с работником и налоговой службой, помимо Налогового кодекса следует изучить Постановление Правительства № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсаций».

Статья 188 Трудового кодекса РФ «Возмещение расходов при использовании личного имущества работника»

Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией»

Соглашение о покрытии расходов

Этот документ составляется в интересах работника. Он подтверждает договоренность между ним и работодателем. В документе отражаются сведения:

• характеристики машины;
• сумма и сроки выплат.

Иногда работодатели не предлагают составление соглашения, обходясь составлением приказа. Работник должен ознакомиться с приказом под роспись. Предпочтительнее соглашение составить. Этот документ поможет защитить права сотрудника при возникновении спорных ситуаций.

Образец соглашения о покрытии расходов за использование личного авто

При составлении письменной договоренности важно указать сумму компенсации и ее вид. Отдельной строкой прописываются выплаты, компенсирующие затраты на бензин и обслуживание.

Нормативов, оговаривающих величину компенсации, законодательство не предусматривает. Эти вопросы решаются индивидуально на предприятии. Минфин и налоговая службы рекомендуют при расчетах учитывать частоту использования транспортного средства.

Читать так же:  Когда платить НДФЛ с отпускных

При расчете налоговых выплат, учитывается срок использования машины, насколько она изношена. За образец можно взять примеры:

1. Сумму выплат рассчитывать по средней стоимости оплаты 1 км такси, принятой в городе.
2. Взять за основу рассчитанную сумму амортизационных начислений.

Какая норма выплаты полагается за использование машины?

Нормы устанавливаются индивидуально на каждом предприятии. Законодательство не оговаривает предельной или минимальной суммы. Она должна быть разумной. Величина выплаты должна быть обоснована и подтверждаться существующими на данный момент расценками.

Из чего состоит компенсация автомобиля работника?

Сумма должна покрывать расходы сотрудника на:

• амортизацию;
• ГСМ;
• техническое обслуживание.

При расчете суммы компенсации налоговыми органами рекомендуется брать в расчет параметры:

• степень износа;
• период пользования;
• частота пользования.

Определяем размер компенсации

Бухгалтерами, осуществляющими расчет и перечисление компенсации работнику, будет браться в расчет величина выплат, указанная в соглашении. Учитываются документально подтвержденные затраты.

Например, трудовым соглашением предусмотрена ежемесячная сумма компенсации в размере 6000 рублей. Затраты на бензин оплачиваются отдельно. Сотрудник ежемесячно предоставляет в бухгалтерию чеки на покупку бензина на заправочных станциях. Таким образом, к ежемесячной выплате 6000 рублей добавляется сумма затрат на бензин. Итоговая сумма и будет перечислена работнику в качестве компенсации.

Как подтвердить компенсацию

Для подтверждения правомерности начисляемых компенсаций предоставляются документы:

1. Соглашение между работником и организацией. Прилагается к трудовому договору.
2. Документ о нахождении личного транспорта в собственности.
3. Путевые и маршрутные листы, журналы.
4. Чеки и квитанции на покупку расходных материалов.
5. Методика расчета выплат.
6. Отчеты работника.

Налоговый учет

Источник: https://zakonoved.su/kompensaciya-za-ispolzovanie-lichnogo-avto.html

Возмещение сотруднику ГСМ за использование личного транспорта в 2020 году

Иногда работа сотрудников предприятия связана с постоянными разъездами. Однако, далеко не всегда транспорт для этого предоставляется руководством компании, поскольку содержать собственный автопарк затратно.

В связи с этим существует такое понятие как компенсация за ГСМ сотруднику при использовании личного транспорта. Чаще всего на данную выплату претендуют курьеры, личные водители руководства, персонал службы доставки, торговые представители, агенты, директора.

Право на возмещение сотруднику ГСМ за использование личного транспорта регламентировано статьей 188 ТК РФ и может возникнуть даже в случае разовой служебной поездки.

На каких условиях производится возмещение сотруднику ГСМ за использование личного транспорта в 2020 году

Чтобы претендовать на получение компенсации за согласие на эксплуатацию личного автомобиля для совершения деловых поездок, сотрудник должен убедиться в том, что соблюдены 4 условия:

1. Использование личного автомобиля в служебных целях осуществляется с ведома работодателя (сотрудник не самовольно эксплуатирует авто в деловых поездках).
2. Сотрудник может представить документы, подтверждающие владение транспортным средством, которое планирует эксплуатировать в служебных целях.
3. Работник сохранил платежные документы, подтверждающие факт несения расходов на содержание эксплуатируемого по работе автомобиля.
4. Стороны соглашения обговорили величину компенсации и способ ее расчета, после чего закрепили договоренность документально.

В каком размере выплачивается компенсация за гсм сотруднику при использовании личного транспорта в 2020 году

Важно! В законодательстве не имеется указаний насчет методики вычисления сумм компенсации за использование личного транспорта в служебных целях.

То есть, фактически, не будет нарушением, если работодатель просто укажет в нормативных актах предприятия любую адекватную сумму возмещения.

Однако, чтобы не было проблем с налоговыми органами, лучше все же разработать схему исчисления компенсационных выплат, чтобы обосновать их размер.

Положениями ТК РФ рекомендовано предоставлять следующие компенсации сотрудникам, согласившимся на эксплуатацию личного транспорта в служебных целях:

1. Компенсацию затрат, понесенных в процессе использования транспортного средства (бензин, масло, дизельное топливо и др.).
2. Компенсацию за износ (амортизацию) автомобиля, за его эксплуатацию.

Чтобы обосновать размер сумм, на которые будет уменьшена налогооблагаемая база, во избежание конфликтов с контролирующими органами, следует привести хотя бы элементарную методику исчисления суммы компенсации и прописать ее в соглашении об использовании личного автомобиля сотрудника. К примеру, можно сделать следующее:

• определить расценки за 1 километр пробега “в рабочих целях” (расценки можно подсмотреть в службе такси);
• сделать компенсационную сумму равной величине амортизации машины за месяц.

Сами же налоговые инспекции рекомендуют для целей налогообложения принимать во внимание при исчислении размера компенсации за эксплуатацию собственного автомобиля работника следующие моменты:

С суммы компенсации за эксплуатацию авто не будет удержан НДФЛ и страховые взносы. Однако, НДФЛ удерживается в случаях, когда возмещаемые расходы признаются доходом в натуральной форме (ремонт машины, техосмотр, приобретение запчастей, техобслуживание):

“Возмещаемые работнику расходы на запчасти, ремонт, техобслуживание, страхование, уплату транспортного налога и прохождение обязательного техосмотра будут являться его доходом в натуральной форме. Ведь эти расходы работник несет независимо от использования автомобиля для работы”.

Стельмах Николай Николаевич, заместитель начальника отдела налогообложения доходов физических лиц Минфина России

Окончательный размер компенсации за поездки на личном автомобиле по работе будет зависеть от следующих факторов:

1. Технических характеристик автомобиля:

• марки транспортного средства;
• показателя расхода бензина;
• мощности двигателя и др.

1. Километража пробега.
2. Характера поездок.

В Постановлении Правительства РФ от 08.02.1992 № 92 содержатся следующие нормы расходов компаний, связанных с возмещением расходов:

Работодатели редко выплачивают суммы, превышающие данные нормы, поскольку они не могут учесть разницу при налогообложении (см. пример в конце статьи).

Документальное оформление компенсации за ГСМ сотруднику при использовании личного автомобиля

Работник, согласившийся эксплуатировать свой личный транспорт по поручению работодателя, может быть уверен в том, что компенсация будет ему выплачена, если наниматель позаботился о формировании пакета документов, включающего в себя:

Пример выплаты компенсации за использование личного автомобиля на работе в фиксированном размере

Представим гипотетическое коммерческое предприятие ООО “Везём груз”.

Компания владеет собственным автопарком, однако, количество заказов на перевозку тяжеловесных грузов резко возросло за последний год, и руководство решило нанимать сотрудников с личными грузовыми автомобилями.

Недавно был нанят Фёдор Некрасов, являющийся собственником грузового автомобиля. В договоре найма работодатель указал сумму компенсации за эксплуатацию личного транспорта сотрудника в служебных целях в размере 3000 рублей в месяц.

Также на работу в ООО “Везём груз” взяли в качестве личного водителя директора Ивана Травина, владеющего легковым автомобилем с объемом двигателя 2100 куб.м. Ему работодатель готов возмещать 2500 рублей в месяц за эксплуатацию его Тойоты.

Согласно Постановлению Правительства РФ от 08.02.1992 № 92, нормой расходов предприятия на выплату компенсаций за использование легкового транспорта с объемом двигателя более 2000 куб.м. считается сумма в 1500 рублей.

Значит, работодатель “от себя” добавляет к сумме компенсации 1000 рублей в месяц. Надбавку он не вправе учесть в целях уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.

А вот для грузовых автомобилей лимита не установлено, значит, сумма в 3000 рублей в месяц обоснована, и ее можно учесть в расходах фирмы.

В ноябре Фёдор Некрасов представит в бухгалтерию путевые листы за 24 рабочих дня, тогда как рабочих дней в ноябре было 25. Однако, поскольку компенсация выплачивается в фиксированном размере, это никак не повлияет на ее размер – водитель получит 3000 рублей компенсации за ноябрь.

Распространенные ошибки по теме “Возмещение сотруднику ГСМ за использование личного транспорта в 2020 году”

Ошибка: Сотрудник фирмы, работающий на складе, вынужден был осуществить длительную поездку на завод за не доставленным в срок материалом на собственном автомобиле. Он не потребовал компенсации стоимости бензина от работодателя, поскольку думал, что на возмещение подобных расходов имеют право только сотрудники, чья ежедневная работа связана с разъездами.

На самом деле, правом на компенсацию ГСМ обладает любой сотрудник, который по договоренности с руководством (не самовольно) отправился в деловую поездку на личном транспорте.

Ошибка: Сотрудник фирмы не потребовал компенсации горючего после того, как совершил служебную поездку на личном грузовике, поскольку поездка имела разовый характер, обычно эксплуатировался транспорта из автопарка предприятия.

Даже если служебная поездка на личном автомобиле была разовая, работнику по-прежнему полагается компенсация стоимости ГСМ.

Ответы на часто задаваемые вопросы по теме “Компенсация за ГСМ сотруднику при использовании личного транспорта в 2020 году”

Вопрос: Будет ли выплачена компенсация за ГСМ сотруднику при использовании личного транспорта, если он управляет автомобилем на основании доверенности?

Ответ:

Источник: https://garant-konsult.com/kompensaciya-za-gsm-sotrudniku-pri-ispolzovanii-lichnogo-transporta/