Который завизировал проект приказа

Визирование документов – это что такое? Правила визирования

Деятельность предприятий и организаций подпадает под действие определенных законов. Нарушение их недопустимо. С этим возникают определенные проблемы, избегать которые позволяет специальная процедура – визирование документов. Это процесс, направленный на выявление недостатков в проекте и их устранение. Порядок его обычно определяется отдельным правилом. Давайте во всем разберемся.

Что такое визирование документов?

Это только дома можно решить все проблемы беседой с близкими, на предприятии такой порядок действий приводит к нарушениям, караемым штрафами, а иногда и более серьезными мерами. Все дело в том, что нынче принята узкая специализация.

Бухгалтер, к примеру, прекрасно знает свою часть законодательства, но путается в кадровых документах. А ведь работа любой организации – процесс довольно сложный, регламентируемый кучей постановлений, распоряжений и иных документов. Все нюансы их не знает никто из специалистов, да и не положено им.

Ведь каждый выполняет свои обязанности, прописанные в должностной инструкции. А многие распоряжения или приказы начальства связаны сразу с несколькими отраслями деятельности. Потому и нужен процесс «сведения знаний» узких специалистов. Его придумали и назвали визирование документов.

Это процедура проведения экспертной оценки проекта специалистами, включающая высказывание замечаний и предложений.

Организация работы

Любая деятельность структурных подразделений предприятия регламентируется документами. В нашем случае издается приказ о визировании документов. На основании текста этой бумаги и проводится процедура.

Приказ должен содержать порядок визирования и перечень должностей, к которым поступает на экспертизу или ознакомление проект. Без проведения указанной в приказе процедуры документ начальником не подписывается, так как он может содержать в себе ошибки.

Как правило, подготовкой проекта данного документа занимается юридическое подразделение совместно с руководителем аппарата. Необходимо учесть все нюансы деятельности организации, ничего не упустить. Логика приказа такова: руководство издает приказы по кадровой и основной деятельности.

Следует просмотреть образцы каждого из названных видов и определить, каких должностей они касаются. Последнее следует из должностных инструкций. Разберем пример.

Визирование кадровых приказов

Мы посмотрим с самой обывательской точки зрений. Когда человека принимают на работу, ему устанавливают объем работ, выплат, определяют порядок инструктирования, подчиненности и другое. За каждый из перечисленных этапов отвечает отдельный специалист.

Кадровик должен посмотреть квалификацию, бухгалтер проверить оклад и тарификацию, другой специалист – провести инструктаж, начальник определит обязанности. Пример упрощенный, но уже видно, что один работник не должен нести ответственность за все перечисленные данные, содержащиеся в проекте.

Получается, что каждую часть должен проверить соответствующий специалист. Кроме того, он несет ответственность за включение правильных данных в проект. Для этого и проводится визирование документов в организации. Нужно отметить, что приказы по основной деятельности еще сложнее. Но суть остается той же.

Визирование документов – это процедура изучения и подтверждения правильности их должностными лицами.

Порядок проведения

Те, кто не сталкивался никогда с работой аппарата, вряд ли себе представляют, что собой представляет процесс создания любой важной бумаги. Проект готовит одно подразделение или специалист по поручению начальства. Как правило, эта работа ложиться на плечи человека, в чьи обязанности она входит согласно должностным инструкциям.

Далее необходимо передать его другим специалистам. В вышеприведенном примере ими являются: бухгалтер, юрист, непосредственный руководитель и тот, кто отвечает за технику безопасности. Каждый внимательно изучает проект и делает свое заключение. Согласие с текстом подтверждается подписью, сопровождаемой датой.

Если есть замечания, их следует изложить в письменном виде, с указанием нормативно-правовых актив, нарушаемых текстом проекта. Когда специалист соберет все подписи, бумага передается на суд начальника. Тот принимает решение, что делать дальше.

Исходя из этого можем сказать, что визирование документов – это процесс разделения ответственности между специалистами различных отраслей.

Когда проводится согласование

С документом, как мы уже выяснили, работают эксперты, которых он касается. Делается это до того, как он будет подписан. То есть эксперты проверяют проект на соответствие законодательству и локальным актам. Этот процесс называется согласованием.

Как правило, подписи специалисты ставят на первом экземпляре приказа с обратной стороны, если иное не предусмотрено порядком. Этот документ остается на предприятии, впоследствии сдается в архив. Срок его хранения определяется номенклатурой дел. К примеру, кадровые приказы нельзя уничтожать семьдесят пять лет.

Весь этот период они могут быть востребованы и проверены на законность. Видите, как высока ответственность тех, кто согласовывает текст!

Визирование документов: образец

С обратной стороны проекта документа необходимо выделить место для того, чтобы специалисты смогли оставить свои данные. К ним относятся:

• должность;
• подпись;
• расшифровка Ф.И.О.;
• дата.

Если замечания объемны, то следует сделать отметку о том, что их текст приложен в специальном документе. Довольно часто все спорные вопросы решаются в процессе обработки проекта.

Но бывает, что приходиться «переписываться». Тогда право принятия окончательного решения предоставляется руководству, которое должно изучить замечания, в случае необходимости, выслушать пояснения специалистов.

Визирование-согласование документа выглядит так:

Начальник юридического отдела _________________ (Сергеев М.М.)

Дата, подпись

Виза ознакомления

Есть иной вид работы с документами на производстве. Он называется ознакомление. То процесс, предполагающий получение письменного подтверждения того, что работники поняли смысл приказа или иной бумаги. Порядок визирования документов в данном случае иной.

Сначала его подписывает руководитель, только после этого соответствующие специалисты с ним знакомятся. Кроме уже указанных данных, этот вид визирования должен содержать специальную фразу, подтверждающую, что человеку понятен смысл бумаги. Например, необходимо написать «С актом ознакомлен». Далее перечисляют должность, подпись, расшифровку Ф.И.О.

и дату. Таким образом, специалист подтверждает, что он читал документ и согласен с ним.

Сложные распоряжения

Государственные учреждения, занимаясь подготовкой нормативно-правовых актов, тоже проводят визирование документов в организации. Только зачастую времени и сил на это уходит намного больше.

Дело в том, что распорядительные документы должны получить экспертную оценку множества подразделений, иногда и сторонних учреждений. Проект отправляют по порядку в каждое. Дождавшись замечаний, исполнитель направляет оба документа следующему эксперту.

И так продолжается до тех пор, пока каждый не выскажет свое мнение. Их записки необходимо обработать, провести корректировку текста и все провести заново с самого начала. Принятие документов затягивается надолго.

Однако это необходимо делать, так как государственные учреждения издают акты, обязательные к исполнению. А это касается жизней многих людей. Легкомыслие и торопливость в таком важном вопросе недопустимы.

Источник: https://FB.ru/article/272950/vizirovanie-dokumentov---eto-chto-takoe-pravila-vizirovaniya

Который завизировал проект приказа

Если замечания принимаются, проект возвращается на доработку, при этом все предыдущие визы могут аннулироваться. Если приказ согласован всеми визирующими, то он направляется на подпись руководителю организации.

Передача документа на подпись может осуществляться как службой ДОУ, так и исполнителем или секретарем, в зависимости от принятой процедуры подписания.

Процедура подготовки проекта приказа может иметь и более упрощенный характер, в зависимости от масштабов организации и значимости принимаемых решений. Приказ оформляется на общем бланке формата А-4. Перед подписанием проект тщательно выверяется на наличие орфографических или стилистических ошибок.

Приказ подписывается руководителем или заместителем руководителя предприятия.

Независимо от формы фиксации принятого решения формулировка распорядительных документов должна быть четкой в определении цели, иметь адрес исполнителя и срок исполнения, а также указание путей и средств выполнения принятого решения. Текст приказа состоит из двух взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части указываются причины, послужившие основанием для издания приказа. Обычно используются следующие устойчивые словосочетания: «В целях.

», «На основании. », «Во исполнение. », «В связи с. ». Если основанием для издания приказа является нормативный акт вышестоящего органа, то в констатирующей части следует указать вид акта, его автора, полное название (заголовок), номер и дату, т.е. все поисковые данные. Если нет необходимости давать разъяснения, то констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительная часть отделяется от констатирующей глаголом «ПРИКАЗЫВАЮ», который пишется прописными буквами с новой строки, без абзаца и кавычек, в конце глагола ставится двоеточие. Распорядительная часть может содержать пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

В каждом пункте указывается исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения. В качестве исполнителей могут выступать как отдельные должностные лица, так и организации.

Количество исполнителей по каждому пункту не ограничено.

Исполнитель указывается в дательном падеже. Например: «Директорам заводов. », «Начальнику отдела кадров.

» и т.п. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме «подготовить», «зачислить», «обеспечить», «утвердить».

Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предлагаемых работ.

Обычно устанавливается отдельный срок исполнения для каждого задания. Последним пунктом в приказах указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа (должность и Ф.И.0).

Распорядительные документы могут иметь приложения, на которые даются ссылки в соответствующих пунктах распорядительной части.

Однако реквизит «приложение» в данном случае не оформляется, ссылки на приложения даются в скобках в соответствующих пунктах.

Например: Утвердить инструкцию по делопроизводству (приложение 1).

Доведение приказа до исполнителей осуществляется службой ДОУ или специально назначенным лицом.

Об оформлении и согласовании проектов приказов

При небольшом объеме документооборота приказы по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам, как правило, не нуждаются в дополнительном индексировании, а к номерам приказов по личному составу добавляется буквенный индекс «л/с» или «к» – по выбору организации.

Можно использовать оба индекса: для приказов со сроком хранения 75 лет – индекс «л/с», а для приказов с 5-летним сроком хранения – индекс «к».

В организациях с большим объемом документооборота могут применяться буквенные индексы, указывающие на содержание приказа и облегчающие идентификацию документов.

В приказах по основной деятельности это могут быть индексы «ф» (вопросы финансирования), «шр» (утверждение штатного расписания и внесение в него изменений и дополнений), «ла» (утверждение локальных нормативных актов, внесение в них изменений, их отмена) и др.

В приказах по административно-хозяйственным вопросам можно использовать такие индексы, как «р» (ремонт, реконструкция), «тр» (транспортное обслуживание), «з» (закупка мебели, канцтоваров и пр.) и др.

В приказах по личному составу применяются индексы «км» (командирование), «у» (увольнение), «пр» (прием на работу и перемещение), «оо» («отпуск оплачиваемый» – предоставление ежегодных оплачиваемых отпусков), «бо» («без оплаты» – предоставление отпусков без сохранения заработной платы) и др.

Несмотря на то что на бланках приказов справочные данные об организации не указываются, а из наименования организации далеко не всегда возможно определить ее местонахождение, полагаем, что во внутренних документах организации этот реквизит можно не указывать.

Однако при наличии обособленных структурных подразделений, расположенных в других населенных пунктах, реквизит следует оформить. В случае если организация зарегистрирована в одном городе, а осуществляет свою деятельность и издает распорядительные документы в другом, в реквизите приказа «Место составления или издания документа» указывается фактическое место издания документа.

■ Заголовок к тексту приказа включает в себя краткое содержание документа, формулируется в предложном падеже и начинается с предлога «О» или «Об», например:

1. о назначении ответственного за организацию обработки персональных данных (в приказе по основной деятельности);
2. о закреплении автотранспортных средств за структурными подразделениями организации (в приказе по административно-хозяйственным вопросам);
3. об аннулировании трудового договора (в приказе по личному составу).

На угловых бланках приказов с флаговым расположением реквизитов заголовок к тексту печатается непосредственно от левого поля документа в границах зоны,

Проект приказа завизирован

приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее – Рекомендации для органов исполнительной власти); Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах, утв.

Источник: https://consalting39.ru/kotoryj-zaviziroval-proekt-prikaza-33742/

Какие приказы визирует юрист

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Какие приказы визирует юрист». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

На стр. 42 вы увидите образец раздела о визировании, который должен быть в инструкции по кадровому делопроизводству.

Консультируйтесь с юристом согласовываются путем поэтому внутренние приказы и В каком порядке согласовывать приказ на предприятии?
Нужно ли с юристом согласововать под роспись все приказы учреждения? Сколько времени Согласование Проект приказа до представления на подпись должен быть тщательно отредактирован, согласован и завизирован на первом экземпляре ответственными за исполнение документа в целом, заместителем руководителя органа социальной защиты, курирующим данный вопрос, юристом.

Как составляется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Правильно ли это? Конечно, неправильно, поскольку управленческий смысл процедуры согласования – оценка рисков подготовленного в проекте приказа управленческого решения.

Если документооборот на предприятии организован правильно, то одним из необходимых этапов создания служебного документа будет его согласование с ответственными работниками.

Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. Констатирующей часть — кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и т.д.

Контроль за правильностью оформления проектов приказов (распоряжений) осуществляет служба делопроизводства организации или секретарь руководителя.

Приказ о назначении ответственного за ведение делопроизводства. 15.06.2017 Приказы по и согласовываются с с корпоративным юристом Согласование пректов приказов. Кадровое делопроизводство. Трудовое право. Юридическая консультация. Добрый вечер!

Визирование документов — это что такое? правила визирования

Какие документы компании должны визировать (согласовывать) юристы? Все? Должны ли согласовывать юристы любые письма, служебные записки, приказы по кадровым вопросам, бухгалтерские документы?

Кадровое делопроизводство. Трудовое право. Юридическая консультация. Добрый вечер! В учреждении кадровик и руководитель настаивает на том, что необходимо с юристом бюджетного учреждения (я им являюсь) согласовывать приказы касаемые 13 дек 2002 Страница 1 из 2 — про визирование приказов — отправлено в Трудовое право: Работала я в гос организации.

Позволяет доказать само существование того или иного приказа. Данная возможность очень упрощает жизнь при возникновении судебных разбирательств.

Проекты приказов по основной деятельности разрабатываются специалистами подразделений по поручениям руководства или в соответствии с функциями, предусмотренными положениями об этих подразделениях.

Сейчас в продолжение темы давайте рассмотрим правила согласования приказов и проведение регистрации приказов.

После окончания нормативного срока хранения конкретных документов они могут быть уничтожены в порядке, установленном действующим законодательством. Для этого создается специальная комиссия, которая определяет остаточную ценность таких бумаг.

Виза ознакомления включает в себя фразу, подтверждающую, что работник ознакомлен с документом. Например, «с приказом ознакомлен». Ниже или на той же строке располагается подпись работника, ее расшифровка (фамилия и инициалы) и дата. Если с документом знакомятся несколько работников, то в визу советуем включить и наименование должности каждого из них.

Индекс документа, являясь юридически значимым реквизитом, указывает на прохождение документом всех предусмотренных нормами организации делопроизводства стадий предварительной обработки в учреждении. Он служит дополнительным подтверждением того, что документ носит законный, официальный характер.

Какую ответственность несет юрисконсульт за завизированые им приказы и иные документы? Обьязан ли юрисконсульт визировать приказы о материальных тратах и документы по кадровым вопросам?

Необходимо понимать, что подписывая сомнительные документы, юрист ставит себя под удар, ведь, когда начнется расследование, его обязательно спросят, почему он это сделал, а руководитель и другие ответственные сотрудники могут начать им прикрываться.

Визу ознакомления ставит работник, интересы которого затрагивает документ. Этим он подтверждает, что документ доведен до его сведения. Виза ознакомления в отличие от визы согласования всегда проставляется на уже готовом, подписанном и утвержденном документе.

Порой случается, что к юристу обращаются с предложением завизировать документ, содержащий информацию и данные, которые не соответствуют действительности или содержат прочие противозаконные схемы. Что может за собой нести подписание таких документов?

Визу ознакомления ставит работник, интересы которого затрагивает документ. Этим он подтверждает, что документ доведен до его сведения. Виза ознакомления в отличие от визы согласования всегда проставляется на уже готовом, подписанном и утвержденном документе.

В случае наличия замечаний принципиального характера, проект приказа необходимо перепечатать и согласовать вновь (собрать все подписи заново). Так что стоит подумать какую визу труднее всего получить и начинать согласование с этого человека.

Примерный приказ о подготовке и подписи договоров

Размер и тип шрифта для оформления документов выбирается в каждой организации произвольно (сделанный выбор фиксируется в инструкции по делопроизводства в данной организации).

Лучше предпочесть последний вариант согласования – на отдельном листе. Когда приходится приказ переделывать, то визы не всегда надо повторно собирать. В нашей организации, например, визирующие очень любят добавлять какую-нибудь мелочь от себя. Пустячок, а им приятно, но только приказ-то надо распечатывать заново.

Проекты приказов (распоряжений) готовят, вносят подразделения на основании поручений руководителя организации, его заместителя либо инициативном порядке.

Проекты приказов (распоряжений) по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений, а в случае, если ведение кадровой документации возложено на службу делопроизводства, — сотрудник службы делопроизводства.

Процедура издания приказов и распоряжений состоит из отдельных этапов, которые осуществляются в определенной последовательности. Начинать статью с непосредственного рассмотрения данных этапов было бы неправильно. Сначала нужно определить основное назначение приказа и распоряжения, выявить сходства и различия, которые существуют между этими видами документов.

Чаще всего согласовывают хозяйственные договоры и приказы руководителя. Процедура согласования преимущественно добровольная. Исключение составляют разве что центральные органы исполнительной власти, а также государственные предприятия, учреждения и организации.

Этот список можно корректировать в соответствии со структурой и потребностями организации. Например, если у генерального директора нет заместителей, визы заместителя на документе не будет. Во многих организациях не предусмотрена виза непосредственного исполнителя — ее заменяет виза начальника того подразделения, которое будет исполнять документ.

Приказ может регистрироваться в журнале регистрации приказов или только в системе электронного документооборота.

Решение относительно того, как стоит визировать документы, обычно, принимают юристы компании, основываясь на общих юридических правилах и происходящих в данный момент бизнес процессах.

Юрисконсульт по кадровой работе назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом 1.3. Юрисконсульт по кадровой работе относится к категории служащих и подчиняется непосредственно начальнику отдела кадров Общества. 1.4.

Визирование это не разрешение, а согласование. Иначе говоря, юрист, визируя приказ, соглашается, что документ соответствует закону. Если работник обратится в суд с иском об отмене приказа и восстановлении на работе, то в суд пойдёт юрист.

Законодательство ничего не говорит о том, какие должностные лица внутри организации визируют тот или иной документ и сколько виз может быть на одном документе. Поэтому рекомендуем вам подробно описать порядок визирования в инструкции по делопроизводству вашей компании. За основу возьмите ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденный постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г.

Источник: https://gutenauto.ru/kadastr/14567-kakie-prikazy-viziruet-yurist.html

Об утверждении Порядка согласования проектов приказов и распоряжений в Федеральном агентстве воздушного транспорта (утратило силу на основании приказа Росавиации от 09.08.2010 N 292), Распоряжение Росавиации от 07 мая 2008 года №БЕ-28-р

____________________________________________________________________Утратило силу на основании

приказа Росавиации от 9 августа 2010 года N 292

____________________________________________________________________

В целях совершенствования документационного обеспечения управлений в части обеспечения порядка согласования проектов распорядительных документов, в соответствии с регламентом Федерального агентства воздушного транспорта, утвержденным приказом Федерального агентства воздушного транспорта от 4 апреля 2006 года
предлагаю:

1. Ввести в действие с 30 апреля 2008 года прилагаемый Порядок согласования проектов приказов и распоряжений в Федеральном агентстве воздушного транспорта.

2.

Руководителям структурных подразделений обеспечить строгое соблюдение установленных требований по подготовке и порядку согласования распорядительных документов всеми сотрудниками центрального аппарата Росавиации.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника Управления делами, государственной службы и кадровой политики В.И.Демьяненко.

РуководительЕ.В.Бачурин

Порядок согласования проектов приказов и распоряжений в Федеральном агентстве воздушного транспорта

УТВЕРЖДЕНраспоряжением Росавиацииот 7 мая 2008 года N БЕ-28-р

1. Оформленные на бланке проекты приказов (распоряжений) подлежат согласованиям, которые оформляются визами на документе и на листе согласования.

Визы проставляются на подписном экземпляре проекта приказа (распоряжения) на оборотной стороне последнего листа в нижней его части.

На приложениях к проектам приказов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения в нижней его части.

На проектах приказов по кадровым и наградным вопросам визы проставляются на лицевой стороне последнего листа в нижней его части.

Лист согласования документа оформляется на оборотной стороне последнего листа (приложение N 1).

2.

Визирование приказов (распоряжений) производится, как правило, в следующей последовательности:

– исполнитель документа (на каждом листе);

– начальник отдела, подготовившего документ (на каждом листе);

– руководитель управления, подготовившего документ (на листе согласования);

– руководители заинтересованных структурных подразделений (на листе согласования);

– руководители структурных подразделений, которым в проекте документа предусматриваются задания или поручения (на листе согласования);

– начальник Отдела правового обеспечения – все проекты приказов и распоряжений, за исключением кадровых приказов о предоставлении отпусков (на листе согласования);

– помощник Руководителя – все проекты приказов и распоряжений (на листе согласования).

Приложения к приказам (распоряжениям) визируются начальником отдела-исполнителя (на каждом листе).

Проекты приказов (распоряжений) представляются на согласование, подпись со всеми основаниями, имеющимися для их подготовки, для проведения правовой экспертизы – со всеми документами, необходимыми для их полного и всестороннего изучения.

3. Визирование производится до представления документа на подпись.

4. Визирование документов должно осуществляться в строго определенные сроки:

должностными лицами управлений – до 3 дней;

в Отделе правового обеспечения:

проекты нормативных правовых актов – до 7 дней;

проекты остальных документов – до 3 дней.

По окончании указанных выше сроков проект документа должен быть рассмотрен, завизирован и возвращен исполнителю. При несогласии визирующего должностного лица с текстом документа, проект документа в указанные выше сроки должен быть возвращен исполнителю с приложением замечаний, предложений и дополнений к проекту.

Особое мнение, замечания, дополнения, как правило, излагаются на отдельном листе, о чем делается отметка на проекте документа:

Замечания прилагаются.
Наименование должности визирующего Личная подпись И.О.ФамилияДата
Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему (утверждающему) документ.

Если в ходе визирования проекта документа в него вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию должностными лицами.

Приказы и распоряжения, представленные с нарушением требований, предъявляемых к их подготовке и оформлению, возвращаются подразделению-исполнителю на доработку.

Повторное визирование должно быть осуществлено в течение 1 рабочего дня.

Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

5. Отказ от визирования не допустим.

6. Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.

Приложение N 1. Образец оформления проекта приказа

Приложение N 1

Образец оформления проекта приказа

Продолжение приложения N 1

В целях совершенствования документационного обеспечения управления в части обеспечения порядка согласования проектов распорядительных документов, в соответствии с Регламентом Федерального агентства воздушного транспорта, утвержденным приказом Федерального агентства воздушного транспорта от 04 апреля 2006 г. N 18.п р е д л а г а ю:

1. Ввести в действие с 30 апреля 2008 г. прилагаемый Порядок согласования проектов приказов и распоряжений в Федеральном агентстве воздушного транспорта.

2.

Руководителям структурных подразделений обеспечить строгое соблюдение установленных требований по подготовке и порядку согласования распорядительных документов всеми сотрудниками центрального аппарата Росавиации.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника Управления делами, государственной службы и кадровой политики В.И. Демьяненко.

Электронный текст документаподготовлен ЗАО “Кодекс” и сверен по:рассылка

Источник: http://docs.cntd.ru/document/902107852

Согласование и регистрация приказов

Правила оформления приказов по основной деятельности смотрите в предыдущей статье.
Сейчас в продолжение темы давайте рассмотрим правила согласования приказов и проведение регистрации приказов.

Согласование приказа

Будет очень хорошо, если порядок согласования приказов прописан в инструкции по делопроизводству организации. Необходимо обязательно проводить согласование приказов с проставлением виз.

Проект приказа по основной деятельности должны визировать, как правило, заместитель руководителя, отвечающий за соответствующее направление деятельности организации, и начальники отделов:

• кто готовит приказ,
• кому даются поручения – еще на стадии подготовки надо заложить рациональную систему исполнения с реалистичным сроком, чтобы в дальнейшем не вносить изменения,
• юридической службы,
• службы делопроизводства – визирует в последнюю очередь, чтобы проверить правильность оформления приказа,
• главный бухгалтер – приказы по финансовым вопросам,
• прочие заинтересованные – если необходимо.

Визы можно проставлять на обороте последнего листа приказа или на листе согласования. Виза обязательно должна содержать расшифровку должности, фамилию с инициалами и дату (про дату не забывать).

Лучше предпочесть последний вариант согласования – на отдельном листе. Когда приходится приказ переделывать, то визы не всегда надо повторно собирать. В нашей организации, например, визирующие очень любят добавлять какую-нибудь мелочь от себя. Пустячок, а им приятно, но только приказ-то надо распечатывать заново.

Итак, проект приказа может визироваться с отметкой «с замечаниями». Эти самые замечания оформляются на отдельном листе в произвольной форме. И они должны учитываться при доработке проекта приказа.

В случае наличия замечаний принципиального характера, проект приказа необходимо перепечатать и согласовать вновь (собрать все подписи заново). Так что стоит подумать какую визу труднее всего получить и начинать согласование с этого человека.

Если присутствуют замечания только редакционного характера, то проект приказа переоформляют, но визы согласования не проставляют повторно.

После получения всех необходимых виз на отдельном листе согласования, на обратной (чистой) его стороне распечатывается последняя (или единственная) страница приказа.

Смысл в том, чтобы подписи согласования оказались на обороте приказа после удовлетворения всех пожеланий. Так поступают в федеральных органах власти, у них там очень много визирующих.

И таким образом они уменьшают вероятность повторного визирования в процессе согласования в случае переоформления приказа (иногда неоднократного).

Когда согласование приказа завершено – время его подписывать.

Приказы по основной деятельности должен подписывать только руководитель организации. Либо лицо, которому официально предоставлено такое право, например, приказом о распределении полномочий (или допускается отдельным приказом), зафиксировано в должностной инструкции.

В случае его временного отсутствия (отпуск, командировка и т.д.) подписывать приказы имеет право исполняющий обязанности руководителя.

Кто будет исполнять обязанности руководителя надо закрепить в приказе по основной деятельности – один раз на все случаи жизни, либо издавать каждый раз новый приказ в случае отсутствия руководителя.

После подписания приказа в него нельзя вносить какие-либо изменения. Хотя в нашей организации иногда (действительно очень редко) переделывали приказ задним числом.

Регистрация приказов

Только после подписания приказы регистрируются (принято в этот же день) службой делопроизводства по порядку номеров с указанием даты. Каждый год нумерация опять начинается с единицы, хотя сам журнал регистрации приказов может вестись несколько лет.

Это важно: регистрация приказов по основной деятельности осуществляется отдельно от распоряжений, а также отдельно от приказов по административно-хозяйственным вопросам и по личному составу. В основном это обусловлено различными сроками хранения.

Приказы по основной деятельности имеют постоянный срок хранения. В организациях, которые не будут передавать свои документы на государственное хранение – подразумевается до ликвидации. Остальные перечисленные категории приказов имеют временные сроки хранения – 5 лет или 75 лет в зависимости от их вида. Сейчас не будем об этом подробно.

Регистрацию приказов можно проводить в электронном виде. Этой же цели может служить журнал регистрации приказов – образец его приведен ниже. Если нравится, то назовите книга регистрации приказов. В двух последних случаях имеется в виду регистрация на бумажных носителях.

База данных регистрации приказов по основной деятельности имеет постоянный срок хранения вне зависимости от выбранного названия. Выберите естественно что-то одно. Если регистрация ведется в электронной базе, то вовсе не обязательно (даже и не нужно) ее дублировать на бумаге.

Не существует единого образца журнала регистрации приказов, сама форма не регламентируется никакими нормативно-методическими документами. Поэтому допускается добавить нужные графы или убрать, по вашему мнению, лишние.

Вы можете принять за основу этот образец журнала регистрации приказов.doc
 

 
Часто в организации возникают вопросы, что делать, если необходимо приказ зарегистрировать задним числом. Понятно, что не положено, но если очень нужно… Можно попробовать оставлять пустые резервные номера в разумных пределах. Но учитывайте, что пропущенные номера в журнале регистрации приказов не есть хорошо.

Иногда регистрируют приказ под уже существующим номером с добавлением литеры (выглядит № 5а). Двойные номера в журнале регистрации приказов тоже не есть хорошо. В общем, существует маленький простор для маневра.

Источник: http://delo-ved.ru/deloproizvodstvo/oformlenie-dokumentov/soglasovanie-i-registrasiya-prikazov.html

Виза на документе – это… Определение понятия, порядок, критерии, ответственные

• 24 Мая, 2019
• Термины
• Юлия Абдулбарова

Документы обретают юридическую силу только после того, как их подпишут или согласуют. Но кто имеет право на это? В каком порядке происходит согласование? Виза на документе – это его подписание? Данные вопросы мы и разберем в статье.

Что это такое?

Виза на документе – это не отметка о разрешении на въезд в страну. Это качественно иное понятие.

Что такое виза на документе? Рассмотрим подходящие в данном контексте определения:

• Пометка должностного лица.
• Надпись на акте или документе, придающая ему силу или удостоверяющая подлинность.
• Надпись должностного лица на документации, придающая ей юридическую силу.
• Резолюция, указание исполнителям, разрешение на проведение определенных работ, совершение конкретных действий.
• Штамп, надпись, отметка в документе, свидетельствующая о подлинности или юридической силе бумаги.
• Послание, которое свидетельствует, что лицо, которое получает бенефицию, имеет на нее полное право.

Виза на документе – это, как мы разобрались, определенная надпись, печать, штамп, отметка. Теперь разберемся, в каких случаях и кем это проставляется.

Что такое визирование?

Перейдем к следующему термину. Визирование документов – это заверение их официальным лицом путем проставления личной подписи. Последняя удостоверяет, что визировавший ознакомился с содержанием документации и согласен с ним.

Виза на документе – это печать, штамп, личная подпись. Может не только удостоверять согласие с содержанием документа, но и обязывать всех, кому адресована данная бумага, руководствоваться изложенными в ней предписаниями либо непосредственно исполнять их.

цель визирования, согласования документов в том, чтобы устранить обезличивание в разного рода деловых процессах.

При этом надо помнить, что официально слово “визирование” в деловых бумагах употреблять некорректно. Тут уместно применять термин “согласование”. В деловой переписке эти слова являются синонимами, однако “визирование” более подходит для неофициальных бесед.

Таким образом, визирование – это согласование документа. Случай, когда исполнитель оформляет деловую бумагу визой (личной подписью, штампом). Выделяются визы согласования, указания, замечания.

Визирование (согласование) документации может быть как внешним, так и внутренним. Рассмотрим особенности этих двух случаев.

Внутреннее согласование

Оно производится с теми подразделениями, отделами, участие которых предусматривается при реализации данного документа. Если в учреждении действует юридическая служба, то бумаги до их визирования обязательно согласовываются со специалистом-юристом. Также документ может согласовываться с зам. руководителя, в поле ведения которого находятся вопросы, отраженные в бумаге.

Если выполнение документации связано с какими-либо финансовыми тратами, то ее обязательно визирует финансовая служба. В большинстве случаев подпись ставит главный бухгалтер. Он заверяет соглашения и договоры, связанные с получением/отпуском материальных ценностей, выполнением работ и оказанием услуг, приказы об установлении окладов, надбавок к заработной плате, положения о премировании.

Особенности оформления

Разберем теперь критерии визирования документов. Что касается внутреннего согласования, то к визе предъявляются следующие требования:

• Указание должности визирующего должностного лица.
• Его личная подпись.
• Расшифровка последней (фамилия и инициалы).
• Дата подписи.

Если визирующее лицо не согласно с содержанием документа, у него имеются дополнения и замечания к проекту, то все это излагается на отдельном листе. Он также подписывается и прилагается к основному документу.

Виза тут будет оформлена следующим образом:

• Надпись “Замечания прилагаются…”
• Должность.
• Личная подпись ответственного лица.
• Расшифровка (фамилия и инициалы работника).
• Дата согласования документа.

Место визы

Где ставится виза? Тут два случая:

• Подлинник бумаги отправляется из организации. Визу располагают ниже подписи. Или на левом поле последнего листа экземпляра ксерокопии, который будет оставлен в организации.
• Подлинник бумаги остается в компании. В большинстве случаев это внутренняя документация. Визу проставляют на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинного документа.

Во всех учреждениях обязательно составляют список важнейших документов с указанием лиц, чьи визы необходимы для признания подлинности этих бумаг, придания документации юридической силы.

Такой перечень обычно можно найти в приложениях к инструкциям по делопроизводству.

Каждый из специалистов данной службы должен четко представлять, без визы каких ответственных лиц документ будет недействительным.

Внешнее согласование

Внешнее визирование документов в организации может происходить с привлечением целого спектра сторонних учреждений:

• Подчиненные и неподчиненные органы. В случае если бумага как-либо затрагивает их интересы.
• Научно-исследовательские организации.
• Общественные объединения.
• Органы вневедомственного и государственного контроля.
• Вышестоящие подразделения и проч.

Внешнее согласование документации может быть оформлено следующим образом:

• Протокол обсуждения проекта документации.
• Протокол согласования.
• Гриф согласования.

Как показывает практика, самым распространенным является именно последний вариант. Рассмотрим его более подробно.

Виза согласования

Таким образом, нам нужно различать два схожих, но не равнозначных понятия. Это виза согласования и гриф согласования. Рассмотрим их отличительные черты.

Виза согласования характеризуется следующим:

• Определение по ГОСТу: реквизит, который фиксирует согласие/несогласие ответственного лица с содержанием документа.
• Кто уполномочен проставлять? Визу согласования прописывают исполнители (отделы, участвующие в реализации данного документа), заместитель руководителя по соответствующему вопросу, юридический отдел компании.
• Включает в себя наименование должности визирующего, его личную подпись с расшифровкой и дату.
• Виза согласования заверяет такие деловые бумаги, как организационные и распорядительные документы, технологические акты, типовые формы внутренней документации, доверенности и договоры.

Гриф согласования

Визирование документов руководителем – не единственный способ их подписания. Рассмотрим теперь отличительные черты грифа согласования:

• Определение по ГОСТу: реквизит, что выражает согласие стороннего учреждения, не являющегося автором документации, с ее содержанием.
• Кто уполномочен проставлять гриф? Неподчиненные и подчиненные структуры, вышестоящие ведомства, общественные и научные организации, государственные и вневедомственные образования.
• Обязательно включает в себя слова “СОГЛАСОВАНО”, должность подписывающего лица, наименование организации, личную подпись, расшифровку и дату. Если соглашение подтверждается документом, то после “СОГЛАСОВАНО” указывается его название, дата составления и порядковый номер.
• Примерами документов, для которых необходим гриф согласования, являются договоры, контракты, кадровые бумаги (требующие согласования с профсоюзом).

Ответственные лица

В зависимости от содержания документации может потребоваться ее визирование самыми разными должностными лицами. Представим стандартный список сотрудников, кто уполномочен ставить визу согласования:

• Составители проекта данного документа.
• Исполнители, которым дано составленное поручение.
• Представители юридического отдела.
• Сотрудники службы делопроизводства.
• Главбух.
• При необходимости – другие заинтересованные работники организации.

Сроки согласования

Какие-то определенные сроки визирования документации определить сложно. Для каждого типа деловой бумаги они определяются в индивидуальном порядке. На это влияет следующее:

• Важность данного документа в иерархии деловых бумаг.
• Сложность конкретной документации.
• Количество этапов согласования бумаги.
• Число задействованных в визировании должностных лиц.

Основные правила

В заключение перечислим основные правила оформления виз и грифов:

• Виза проставляется строго на обороте последнего листа проекта непосредственно под текстом. Нередко к документу предлагается специальный лист согласования. Это удобно тем, что при незначительных переделках проекта его можно перепечатать заново, не собирая подписи по второму кругу.
• Виза оформляется в соответствии с ГОСТ 6.30-2003. Как мы уже упоминали ранее, для внутренних документов достаточно указать должность ответственного лица, его личную подпись, ее расшифровку и дату. При внешнем визировании не забыть прописать “СОГЛАСОВАНО”.
• В конкретных случаях вначале прописывают “Имеются замечания”, “Замечания прилагаются”, “Согласен с учетом замечаний”. Тут нужно не забыть указать ссылку на лист, приложение, где данные замечания перечислены.

Подведем итоги. Виза сама по себе – реквизит документа. Кроме того, она составной реквизит, так как содержит в себе (по ГОСТу) несколько элементов. Какие именно – зависит от способов ее утверждения.

Оно может быть внешним и внутренним.

Стандартными составляющими визы являются: наименование должности ответственного лица, его личная подпись, расшифровка в виде фамилии с инициалами и дата подписания документа.

Источник: https://fin-az.ru/450492a-viza-na-dokumente---eto-opredelenie-ponyatiya-poryadok-kriterii-otvetstvennyie